ZAŁĄCZNIK nr 1 do regulaminu sklepu smoothvape.pl

Polityka prywatności

NASZE ZOBOWIĄZANIA

Zależy nam na pełnym zaufaniu naszych klientów, dlatego też dbamy o ochronę i poufność danych osobowych, które nam powierzają. Chcemy, aby nasi użytkownicy mieli jasną wiedzę na temat tego, jakie informacje gromadzimy i w jaki sposób je wykorzystujemy.

Poniższa Polityka Prywatności ma na celu dostarczenie rzetelnych i przejrzystych zasad dotyczących zbierania, wykorzystywania, ujawniania i przechowywania danych osobowych naszych klientów, oraz przedstawienie podejmowanych przez nas środków w celu ich ochrony.

Wszystkie dane osobowe są gromadzone i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa, zarówno pod względem niedozwolonego lub niezgodnego z prawem przetwarzania, jak również przypadkowej utraty, zniszczenia lub uszkodzenia danych. Wykorzystujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych.

Dane osobowe są gromadzone w określonych, jednoznacznych i prawnie uzasadnionych celach, a ich zakres jest adekwatny do osiągnięcia tych celów. Przechowujemy dane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji określonych celów, dla których zostały one zgromadzone.

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych użytkowników, którzy są osobami fizycznymi, w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanej popularnie "RODO"), jest SmoothDistribution Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 00-843, Stacja Metra Rondo Daszyńskiego C09 lok 1010, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M.St. Warszawy w Warszawie, Wydział XIII Gospodarczy pod numerem KRS: 0000751472, REGON 381479912, NIP 9512470587. Administrator jest jednocześnie sprzedawcą i operatorem sklepu.

KONTAKT DO ADMINISTRATORA DANYCH

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych, możesz skontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych, wyznaczoną przez nas. Możesz skorzystać z jednego z poniższych sposobów kontaktu: mailem na adres: iodo@smoothdistribution.pl, pocztą tradycyjną na adres rejestrowy Spółki.

KTO MA DOSTĘP DO DANYCH?

Dostęp do Twoich danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy naszej firmy, którzy zostali przeszkoleni przez Administratora w zakresie prawidłowego przetwarzania danych osobowych. Pracownicy zobowiązali się do zachowania najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych.
Nasza firma nigdy nie udostępnia, nie sprzedaje ani nie wymienia danych naszych użytkowników i klientów w celach marketingowych z innymi firmami niepowiązanymi z nami.

Jednak dane mogą być przekazywane niektórym zewnętrznym podmiotom, które są niezbędne do świadczenia przez nas usług. Zewnętrzni odbiorcy danych to:

• Podmioty realizujące usługi wysyłkowe,
• Podmioty obsługujące płatności online,
• Zaufani dostawcy usług, z którymi współpraca jest niezbędna do prowadzenia naszej działalności, takie jak biuro rachunkowe (świadczące usługi księgowe), agencje prowadzące ukierunkowane kampanie, dostawcy usług informatycznych i programistycznych, specjaliści obsługujący naszą stronę internetową oraz usługi, narzędzia i skrypty używane na stronie internetowej, dostawcy rozwiązań programowych w chmurze, narzędzia do usługi e-marketingu, podmioty badające satysfakcję klientów,
• Podmioty społecznościowe. W przypadku korzystania z wtyczek mediów społecznościowych na naszej stronie internetowej, niektóre informacje użytkownika mogą być udostępnione dostawcy usługi społecznościowej oraz mogą zostać przedstawione na profilu użytkownika w serwisie społecznościowym w celu udostępnienia innym użytkownikom. W związku z tym, prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności niezależnych dostawców usług społecznościowych, aby uzyskać więcej informacji.

Jeśli przepisy prawa tego wymagają, przekazujemy Twoje dane osobowe uprawnionym podmiotom, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. W razie konieczności możemy również przekazać Twoje dane osobowe organom publicznym w celach zwalczania oszustw i nadużyć

CZY DANE BĘDĄ PRZEKAZYWANE DO PAŃSTW TRZECICH?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) lub do organizacji międzynarodowych, jednak wyłącznie do podmiotów, które zapewniają odpowiednie zabezpieczenia oraz gwarantują prawa osób, których dane dotyczą, i skuteczne środki ochrony prawnej. W szczególności obejmuje to korzystanie przez Administratora z usług świadczonych przez Google oraz Facebook, w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności.

Przekazanie danych następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (tzw. Privacy Shield), która stwierdza, że przedsiębiorcy posiadający siedzibę na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki, a którzy przystąpili do programu Privacy Shield, zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych. Przysługuje Ci również możliwość uzyskania od administratora kopii danych osobowych, które zostały przekazane do państwa trzeciego.

JAKIE KATEGORIE DANYCH POBIERAMY I Z JAKIEGO POCHODZĄ ŹRÓDŁA?

Posiadane przez nas dane są bezpośrednio uzyskane od osób, których te dane dotyczą. Innymi słowy, Twoje dane zostały nam przekazane przez Ciebie samego/ą w momencie dokonywania zakupu, tworzenia konta w naszym sklepie internetowym, regularnego korzystania z naszej witryny, zapisywania się do newslettera lub kontaktowania się z nami.

Gromadzimy informacje z następujących kategorii:

• imię, nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania, numer NIP lub PESEL, numer telefonu, adres e-mail
• historia transakcji zakupowych
• historia komunikacji (za pomocą formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, mediów społecznościowych lub telefonu)
• informacje zapisane w plikach cookies (dotyczące korzystania z naszej witryny)
• lokalizację (adres IP)

W JAKIM CELU DANE BĘDĄ PRZETWARZANE?

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji umów sprzedaży, podjęcia na żądanie Użytkownika lub Klienta czynności przed zawarciem takiej umowy oraz w celach marketingowych lub administracyjnych, w tym:

1. Obsługa zapytań i zgłoszeń, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pomocą formularza kontaktowego na stronie Sklepu.
2. Rejestracja i utrzymywanie Konta Użytkownika, zapewnienie możliwości monitorowania statusu zamówienia oraz historii zakupów.
3. Obsługa zamówień, w tym kontaktowanie się w celu związanych z realizacją zamówienia, dokonywanie płatności, dostawa oraz przesyłanie powiadomień o statusie zamówienia.
4. Badanie satysfakcji klienta.
5. Rozpatrywanie reklamacji.
6. Dokonywanie rozliczeń i fakturowanie.
7. Cele archiwalne, mające na celu zapewnienie rozliczalności w wykonywaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa (przechowywanie dokumentów księgowych) oraz dotyczące informacji o obsłużonych klientach.
8. Cele marketingowe, analiza statystyczna i marketingowa, wysyłka informacji handlowych zamówionych przez Klienta lub Użytkownika drogą elektroniczną (newsletter), dopasowanie oferty reklamowej do potrzeb klientów.
9. Tworzenie zestawień, analiz oraz statystyk w celach wewnętrznych Administratora (raportowanie, planowanie rozwoju usług).
10. Wykonanie i przechowywanie kopii zapasowych w celu zapewnienia poufności, integralności oraz dostępności systemów służących do przetwarzania danych, jak również umożliwienie szybkiego przywrócenia danych lub/i dostępu do nich w przypadku awarii, których nie można wykluczyć.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

1. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której stroną jest Klient (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Przetwarzanie danych osobowych wymaga Twojej dobrowolnej zgody, która może być wyrażona przez Klienta lub Użytkownika (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W przypadku dzieci poniżej 16. roku życia, zgoda musi zostać wyrażona przez ich rodziców lub opiekunów prawnych.

JAKI JEST OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH?

Dane osobowe Użytkownika lub Klienta będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone. Niniejsza polityka prywatności określa zasady przechowywania danych w sklepie internetowym w następujący sposób:

1. Dane osobowe zbierane w celu realizacji zamówienia będą przechowywane przez czas potrzebny do wykonania zamówienia oraz przez okres wymagany, aby spełnić obowiązek przechowywania dokumentów sprzedażowych.
2. Dane osobowe przetwarzane na podstawie przepisów podatkowych i rachunkowych muszą być przechowywane przez okres 5 lat po zakończeniu roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas konieczny do dochodzenia lub obrony roszczeń, zgodnie z przepisami i umową.
4. Dane osobowe będą przechowywane do momentu wyrejestrowania się Użytkownika ze Sklepu Internetowego, jeżeli dotyczy to przetwarzania danych w celu rejestracji i utrzymywania Konta Użytkownika.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez czas nieokreślony, jednak nie dłużej niż do momentu wyrażenia sprzeciwu lub cofnięcia zgody, jeśli dane są przetwarzane w celach marketingowych, takich jak wysyłka newslettera.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 13 miesięcy w przypadku tworzenia spersonalizowanych kampanii, takich jak profilowanie i śledzenie ruchu na stronie internetowej na podstawie plików cookies.
7. Dane osobowe przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego będą przechowywane do momentu rezygnacji z otrzymania odpowiedzi lub cofnięcia zgody.

Po upływie wymienionych okresów czasu dane zostaną bezpiecznie usunięte, zniszczone lub zanonimizowane (zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika). W przypadku zanonimizowanych danych, będą one nadal przechowywane (przetwarzane) wyłącznie w celach statystycznych i historycznych.

REJESTRACJA W SKLEPIE

Utworzenie konta w sklepie internetowym wymaga podania danych identyfikujących, takich jak nazwa użytkownika i adres e-mail. Dodatkowo, użytkownik ma możliwość dobrowolnego uzupełnienia informacji o imieniu i nazwisku oraz pozostałych danych kontaktowych, takich jak numer telefonu i adres korespondencyjny.

Wszelkie dane osobowe, które zostaną zebrane po zarejestrowaniu, będą przetwarzane zgodnie z niniejszą polityką prywatności. Użytkownik ma prawo wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych oraz żądać usunięcia swoich danych w dowolnym momencie (sposoby realizacji tego prawa opisano w sekcji "Prawa osób, których dane są zbierane").

Informacje osobowe przetrzymywane w koncie użytkownika będą przechowywane przez czas, kiedy użytkownik posiada aktywne konto. Należy jednak pamiętać, że inne przepisy prawne mogą wymagać przechowywania danych osobowych ze względu na zawartą umowę, złożenie zamówienia i jego realizację lub spełnienie innych obowiązków prawnych związanych z przetwarzaniem danych.

COOKIES I ŚLEDZENIE STRON

1. Definicja cookies:
   Cookies (ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe zawierające dane informatyczne, które umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie stron serwera. Są one przechowywane w urządzeniach końcowych użytkowników, takich jak twardy dysk komputera, laptopa, karta pamięci smartfona lub tabletu.
2. Cel używania cookies:
   Pliki cookies mają na celu ułatwienie korzystania z internetu, zapewniając lepsze, szybsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze doświadczenie. Pomagają w dostosowaniu wyglądu stron do indywidualnych potrzeb użytkownika, zapewniają logowanie i optymalizację korzystania ze stron internetowych.
3. Rodzaje cookies:
   Sklep internetowy wykorzystuje różne typy plików cookies, w tym:
   1. Cookies niezbędne umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w sklepie internetowym, takie jak uwierzytelnianie.
   2. Cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, takie jak wykrywanie nadużyć w zakresie uwierzytelniania.
   3. Cookies wydajnościowe, które pozwalają na zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron sklepu.
   4. Cookies funkcjonalne, które zapamiętują preferencje użytkownika, takie jak język, region, login i hasło, aby zwiększyć komfort korzystania ze sklepu.
   5. Cookies reklamowe, które dostarczają spersonalizowane treści reklamowe.
4. Używanie cookies przez inne witryny:
   Dane zapisane w plikach cookies są przechowywane tylko na komputerze użytkownika i nie są udostępniane innym witrynom.
5. Zgoda na używanie cookies:
   Podczas odwiedzania sklepu internetowego, użytkownik może wyrazić zgodę na używanie plików cookies. Wprowadzone przez użytkownika dane będą zapamiętane i dostępne przy kolejnych wizytach na stronie.
6. Anonimowość danych:
   Pliki cookies nie służą do identyfikacji użytkownika, ale mogą dostarczać informacji o aktywności oraz preferencjach użytkownika.
7. Statystyki:
   Cookies umożliwiają tworzenie anonimowych statystyk, które pomagają w lepszym dostosowaniu strony do potrzeb użytkowników.
8. Ochrona bezpieczeństwa:
   Pliki cookies używane są także w celu zapewnienia bezpieczeństwa sklepu internetowego poprzez wykrywanie nadużyć w zakresie uwierzytelniania.

Zapoznanie się z naszą polityką prywatności dotyczącą cookies jest ważne dla pełnego zrozumienia sposobu, w jaki wykorzystujemy te pliki oraz ich wpływu na korzystanie z naszego sklepu internetowego.

Analiza internetowa

W celu ciągłej optymalizacji i doskonalenia naszej oferty, stosujemy tzw. technologie śledzenia. Wykorzystujemy do tego usługi Google Analytics oraz Google Tag Manager.

Google Analytics

Narzędzie to wykorzystuje dane pochodzące z naszej strony internetowej do analizy statystyk korzystania z serwisów WWW Google (Universal) Analytics firmy Google Inc. (www.google.pl). Google (Universal) Analytics korzysta z różnych metod umożliwiających analizę zachowań użytkowników na stronie internetowej, takich jak pliki cookie, czyli pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika. Informacje dotyczące odwiedzin na naszej stronie internetowej, generowane w ten sposób, są zazwyczaj przekazywane do serwerów firmy Google w USA i tam przechowywane. W przypadku aktywacji funkcji anonimizacji adresów IP na naszej stronie, adres IP użytkownika jest skracany przez firmę Google przed przekazaniem go do państw członkowskich Unii Europejskiej lub innych państw sygnatariuszy porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Tylko w wyjątkowych sytuacjach pełny adres IP jest przekazywany do serwerów firmy Google w USA i tam skracany. Anonimizowany adres IP, przesłany przez przeglądarkę użytkownika w ramach usługi Google Analytics, nie jest łączony z innymi danymi Google.

PROFILOWANIE

W związku z korzystaniem z naszego sklepu internetowego, pragniemy poinformować, że Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług reklamowych i marketingowych.
Należy podkreślić, że profilowanie dotyczyć będzie głównie Państwa wcześniejszych decyzji zakupowych, na podstawie których podejmiemy próby dopasowania przyszłych ofert. Jednakże ważne jest zaznaczenie, że zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych ani profilowanie nie będą miały żadnych skutków prawnych ani istotnego wpływu na sytuację użytkownika.
Przykładamy ogromną wagę do ochrony Państwa prywatności oraz zapewnienia bezpiecznego korzystania z naszego sklepu internetowego. W związku z tym, Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH

Informujemy, że nie jest Pan/Pani zobowiązany/a ustawowo do przekazywania nam danych osobowych. Niemniej jednak, w niektórych przypadkach obowiązek ten może wynikać z przepisów szczególnych. Nieprzekazanie danych osobowych może skutkować brakiem możliwości świadczenia usług na Pana/Pani rzecz, w tym również niemożnością zawarcia umowy sprzedaży towarów w naszym sklepie internetowym.
Jeśli obowiązujące przepisy tak stanowią, możemy również żądać podania innych danych niezbędnych, na przykład ze względów rachunkowych lub podatkowych. Poza tym zakresem podanie Pana/Pani danych jest dobrowolne.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH ZBIERANE DANE OSOBOWE DOTYCZĄ

Twoje prawa dotyczące przetwarzania danych
Zapewniamy, że jako Administrator przestrzegamy wszystkich Twoich praw wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Możesz skorzystać z następujących uprawnień w odniesieniu do swoich danych osobowych:

1. Prawo do dostępu - możesz zażądać informacji od Administratora dotyczących przetwarzanych przez niego danych osobowych.
2. Prawo do sprostowania - w przypadku, gdy zauważysz, że posiadane przez nas dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia.
3. Prawo do usunięcia - w pewnych okolicznościach możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych, na przykład gdy dane te nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy wycofujesz swoją zgodę na ich przetwarzanie.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania - w niektórych sytuacjach możesz zażądać zawieszenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Na przykład, gdy sprawdzamy poprawność Twoich danych lub w przypadku kontrowersji dotyczących prawidłowości przetwarzania.
5. Prawo do przenoszenia danych - o ile przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy, masz prawo otrzymać kopię swoich danych w ustrukturyzowanym formacie, który jest czytelny maszynowo.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu - masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W takim przypadku Administrator będzie zobowiązany do zaniechania przetwarzania tych danych, chyba że uzna, że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, które przeważają nad Twoimi interesami, prawami i wolnościami.

Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych

Posiadasz prawo wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku, gdy:

1. Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a Twój sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znajdujesz.
2. Administrator planuje przetwarzać lub już przetwarza Twoje dane w celu prowadzenia działań marketingowych bezpośrednich. Twój sprzeciw może dotyczyć również przetwarzania danych w zakresie profilowania.

Prawo do zgłoszenia skargi

Posiadasz prawo zgłosić skargę dotyczącą przetwarzania Twoich danych osobowych przez firmę SmoothDistribution Sp. z o.o. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja praw

Aby skorzystać z powyższych praw, możesz skontaktować się z Administratorem poprzez przesłanie odpowiedniego zgłoszenia pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej, korzystając z podanych danych kontaktowych w niniejszej Polityce Prywatności.

Cofnięcie zgody może nastąpić poprzez wysłanie stosownego oświadczenia. Przykładowa jego treść: „Działając w imieniu (nazwa podmiotu) z siedzibą w (adres) jako osoba upoważniona do reprezentowania/ albo Ja – imię i nazwisko, adres zamieszkania – niniejszym cofam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SmoothDistribution Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie”.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator przetwarza dane osobowe za pomocą systemów komputerowych i oprogramowania, które zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzania tych danych osobowych (takie jak np. szyfrowanie za pomocą SSL i anonimizacja przesyłanych informacji, cykliczna zmiana haseł dostępu do systemów). SmoothDistribution Sp. z o.o. przetwarza Państwa dane osobowe także poza systemem informatycznym przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych, które gwarantują najwyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

ZAŁĄCZNIK DO POLITYKI OCHRONY PRYWATNOŚCI

Lista firm obsługujących płatności oraz usługi pocztowe i transportowe na rzecz Sprzedawcy podczas realizacji zamówień złożonych w sklepie internetowym:

1. PayU S.A., ul. Grunwaldzka 182, 60-166 Poznań, NIP 779-23-08-495

2. mBank S.A. ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa, NIP 5260215088
3. Autopay S.A., ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot, NIP 585-13-51-185
4. Sendit S.A., ul. Wagonowa 2B, 53-609 Wrocław, NIP 779-24-28-503
5. InPost S.A., ul. Wielicka 28, BUSINESS PARK Budynek B, 30-552 Kraków, NIP 679-30-87-624
6. UPS Polska Sp. z.o.o., ul. Prądzyńskiego 1/3, 01-222 Warszawa, NIP 522-10-04-200
7. DHL Express (Poland) Sp. z o.o., ul. Wirażowa 37, 02-158 Warszawa, NIP 5270022391
8. DPD Polska Sp.z o.o., ul. Mineralna 15, 02-274 Warszawa, NIP 526-02-04-110